Modulation des heures de travail ou Annualisation
Qu'est ce que c'est un logiciel d'annualisation ?
Un logiciel de Gestion d’ annualisation est un outil spécialisé dans le suivi des heures de travail des salariés annualisés.
Il permet de consolider les temps passés pour une meilleure traçabilité des heures de présence en entreprise, suivant les semaines de basse ou forte activité.
Les heures réalisées permettent à la fois de gérer le volet RH du salarié afin d’établir les bulletins de paie conformément aux éléments déclarés dans le logiciel annualisation, mais aussi de gérer automatiquement la mise à jour du quota d’heures travaillées (par exemple 1607 h annuelles) dans le cadre de la modulation temps de travail.
Ces informations doivent être en conformité avec l’accord annualisation signé par le personnel ou les représentants syndicaux en vue de l’aménagement des heures de travail sous le régime de l’annualisation.
Les éléments clés d'un logiciel annualisation
Le suivi minutieux des heures de travail est une composante essentielle pour la digitalisation du processus d’annualisation.
Compte tenu du cadre légal sur le respect des heures de travail auquel sont tenues les entreprises, l’encadrement et la déclaration du temps de travail est un sujet majeur dans la gestion des employés d’une entreprise, pour des raisons diverses et variées : respect des contrats de travail, paiement des heures supplémentaires, traçabilité des contingents horaires en vue d’une récupération, gestion des activités et suivi des temps consommés par projet etc…
Parmi les domaines couverts par un logiciel de gestion des heures annualisées, l’on trouve généralement :
Le pointage des heures effectuées par les salariés
Le pointage des heures peut se faire à travers une pointeuse horaire de travail, permettant d’indiquer l’heure de début et de fin, ou à travers une interface de saisie sous la forme d’une feuille de temps.
Ce type d’outil permet de gérer facilement le cumul d’heures effectuées par jour, ou le nombre d’heures imputé sur un projet donné.
La gestion des congés et absences
Un outil de gestion d’annualisation doit intégrer la gestion des congés qui consiste à suivre minutieusement les droits à congés payés et les absences du personnel afin de mettre en évidence les heures globales annuelles à travailler (Ex. 1607h), et les congés payés à poser (25 jours de CP).
En effet, bien que l’outil annualisation s’intéresse avant tout au suivi des heures annuelles, la gestion des congés ne peut être dissociée à la gestion d’annualisation, car les heures de présences sont appréciées en tenant compte des congés et absences des employés.
La gestion des heures supplémentaires
Les heures supplémentaires font partie intégrante du logiciel annualisation…au sens où les heures déclarées peuvent dépasser le quota hebdomadaire contractuel pour les salariés à 35h non annualisés, mais aussi la consolidation du solde horaire d’annualisation c’est à dire, les heures globales annuelles travaillées au delà des 1607h . Par conséquent, le logiciel de modulation temps de travail doit implémenter les règles sociales pour la comptabilisation des heures supplémentaires hebdomadaires classiques (contrat 35h) ou annualisées, lorsqu’elles se produisent.
A noter qu’en fonction de l’accord de temps de travail en vigueur dans votre entreprise, les heures travaillées au-dessus de la limite contractuelle peuvent soit être rémunérées ou donner lieu à des jours de récupération en contrepartie.
Le décompte des 1607h à travailler par an
L’annualisation est un concept RH qui consiste en l’aménagement des heures de travail sur la base d’un forfait annuel de 1607 h suivant le contrat hebdo de 35h, dans lequel le salarié peut travailler en deçà de la durée hebdomadaire ou au-delà, avec un décompte des heures sur une période complète annuelle.
L’objectif d’un logiciel annualisation est de comptabiliser les heures réalisées, de façon à les comparer ou faire un rapprochement avec le quota annuel à travailler (généralement 1607h pour un contrat hebdomadaire de 35h en moyenne). Mais le logiciel de modulation devra également tenir compte des absences exceptionnelles de type arrêt maladie, de façon à les déduire du quota à travailler.
Au delà du procédé de calcul d’annualisation du temps de travail, l’on constate que la saisie des temps est au cœur du système de gestion de la modulation. C’est la raison pour laquelle la déclaration des heures doit être encadrée et maîtrisée afin d’assurer une bonne gestion de l’annualisation.
Booster sa productivité grâce à un logiciel de modulation du temps de travail
Selon les objectifs de l’entreprise, les heures de travail recueillies grâce au suivi d’annualisation peuvent être appréciées de différentes manières.
Il y a tout d’abord le cadre légal, pour se conformer au droit du travail et à l’accord d’annualisation, en respectant les plafonds horaires et les temps de présence en entreprise.
Mais le suivi des heures annualisées peut être combiné à la gestion des temps et des activités de façon à optimiser d’autres processus de pilotage au sein de l’entreprise. Par exemple, la gestion du temps permet également de maîtriser les temps consommés sur les différentes activités de l’entreprise.
Autrement dit, optimiser les données liées à la gestion des heures de façon à suivre conjointement l’évolution des activités dans le temps.
Pour ce faire, le logiciel annualisation peut intégrer un module de gestion des temps et des activités, dite GTA. Cela permet de mettre à plat les différentes ressources consommatrices des temps, en créant une arborescence sous forme de base de données d’activités.
Les salariés pourront ainsi associer les heures passées sur chaque projet ou activité. Cela permet d’avoir une vision générale pour établir une corrélation entre les activités qui captent beaucoup de temps et les activités à forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Vous gagnerez ainsi, de l’efficacité dans le pilotage de vos activités grâce à cette approche combinée de gestion d’annualisation et suivi d’activité.